Factuur maken als zzp’er: verplichte gegevens en voorbeeld

Je hebt je eerste opdracht afgerond en nu moet er een factuur uit. Dat is geen lastig document, maar een factuur waar iets op ontbreekt kan wel voor gedoe zorgen. Je klant kan hem terugsturen, de btw-aftrek van je klant kan in gevaar komen en bij een controle moet je het alsnog rechtzetten.

Hieronder staan alle verplichte gegevens die je bij het factuur maken als zzp’er nodig hebt, zoals de Belastingdienst ze vraagt. Je vindt er een voorbeeldfactuur met rekenwerk, een checklist die je kunt kopiëren en een paar valkuilen die ik vaak zie. Een downloadbaar bestand maken we hier niet van: de checklist staat gewoon op deze pagina, dus selecteren en plakken in je eigen document is genoeg.

Verplichte gegevens op een factuur

Dit moet er in elk geval op staan als je btw in rekening brengt:

1. Je volledige naam en adres. Als eenmanszaak gebruik je je eigen naam zoals die bij de KvK staat. Je handelsnaam mag je erbij zetten, maar die vervangt je naam niet.
2. Naam en adres van je klant. Bij een bedrijf de bedrijfsnaam met adres, bij een particulier voor- en achternaam met adres.
3. Je btw-identificatienummer. Dat begint met NL, gevolgd door cijfers en een B. Het is niet hetzelfde als je btw-nummer van vroeger, dat vaak je BSN bevatte. Je vindt het bij je Belastingdienst-gegevens.
4. Je KvK-nummer. Acht cijfers.
5. De factuurdatum. De dag waarop je de factuur opmaakt.
6. Een uniek factuurnummer. Opeenvolgend, zonder gaten en zonder dubbelen.
7. Een omschrijving van wat je hebt geleverd. Aard en omvang: wat heb je gedaan of verkocht, en hoeveel (uren, stuks, dagen).
8. De datum van levering of van de dienst. Alleen nodig als die afwijkt van de factuurdatum. Liep de klus over een periode, zet dan de periode erop.
9. Het bedrag exclusief btw, het btw-tarief, het btw-bedrag en het totaal. Heb je regels met verschillende tarieven, splits ze dan per tarief.

Betaaltermijn en rekeningnummer zijn niet fiscaal verplicht. Zet ze er toch op. Een factuur zonder IBAN levert alleen maar een mailtje van je klant op, en een factuur zonder termijn geeft discussie over wanneer er betaald moet zijn.

Btw-tarief: 21%, 9% of 0%

Het gewone tarief is 21%. Voor sommige producten en diensten geldt 9%, en voor bepaalde situaties 0%, bijvoorbeeld bij sommige leveringen naar het buitenland. Welk tarief bij jouw werk past, hangt van je branche af. Twijfel je, kijk dan bij de btw-informatie van de Belastingdienst voor jouw soort werk of vraag het je boekhouder. Hier gokken is duurder dan even navragen.

Als je geen btw rekent: drie situaties

Niet elke zzp-factuur bevat een btw-bedrag. In deze gevallen verandert er iets aan wat er op de factuur moet staan:

• Btw verlegd. De btw wordt bij je klant afgerekend, bijvoorbeeld bij bepaalde zakelijke diensten binnen de EU. Dan zet je er duidelijk bij dat de btw is verlegd, en je vermeldt ook het btw-nummer van je klant. Het hele verhaal staat in ons artikel over een btw verlegd factuur maken.
• Kleineondernemersregeling (KOR). Je rekent geen btw en hebt dus ook geen btw-bedrag op je factuur. Wat je er dan wel en niet op zet, lees je in kleineondernemersregeling factuur: wat zet je erop?
• Vrijgestelde diensten. Voor sommige beroepen geldt een btw-vrijstelling. Dan zet je er de reden van de vrijstelling bij, zodat je klant en de Belastingdienst begrijpen waarom er geen btw op staat.

Een veelgemaakte fout: de regel “btw 0%” invullen zonder uit te leggen waarom. Dat ziet er voor een controleur uit als een vergissing, ook als het dat niet is.

Voorbeeld van een zzp-factuur

Hieronder een fictieve factuur met alle gegevens op een rij. Namen en nummers zijn verzonnen.

Let op de leveringsdatum. Die staat in de omschrijving, want de werkzaamheden vonden eerder plaats dan de factuurdatum. Het factuurnummer begint met het jaartal en loopt daarna op. Dat is een veelgebruikte manier om aan een doorlopende reeks te voldoen, maar je mag zelf een systeem kiezen, zolang het uniek en opeenvolgend is.

Checklist om te kopiëren

Plak deze lijst in een notitie en loop hem af voordat je een factuur verstuurt:

• Mijn naam en adres staan erop
• Naam en adres van de klant staan erop
• Mijn btw-identificatienummer (tenzij KOR) en KvK-nummer staan erop
• Factuurdatum en uniek factuurnummer kloppen
• De omschrijving zegt wat, hoeveel en wanneer
• Bedrag excl. btw, btw-tarief, btw-bedrag en totaal staan er apart op
• Bij verlegde btw of vrijstelling staat de juiste vermelding erop
• Betaaltermijn en rekeningnummer staan erop

Termijnen en valkuilen

De factuur moet op tijd de deur uit. De regel is dat je uiterlijk op de 15e dag van de maand na de levering factureert. Lever je op 20 maart, dan moet de factuur uiterlijk 15 april klaar zijn. Wacht je langer, dan ben je te laat voor je btw-administratie en kan het lastig worden bij je aangifte.

De fouten die ik het vaakst zie:

• Gaten in de nummering. Je verwijdert een concept en het nummer is weg. Gebruik een programma dat nummers vastlegt.
• Verkeerde bedrijfsnaam of adres van de klant. Bij een b.v. moet de naam kloppen met het Handelsregister.
• Btw-nummer en KvK-nummer door elkaar gehaald. Ze lijken niet op elkaar, maar onder tijdsdruk gebeurt het toch.
• Een vage omschrijving. “Werkzaamheden mei” is te weinig. Noem wat je deed en hoeveel.

Zit er een fout in een verstuurde factuur? Pas hem niet stilletjes aan. Maak een creditfactuur die de oude opheft en stuur een nieuwe met een nieuw nummer. Zo blijft je administratie sluitend.

Wat je nu doet

Controleer eerst of je eigen gegevens compleet zijn: naam, adres, KvK-nummer en btw-identificatienummer. Zet ze in een vast sjabloon, zodat je ze niet bij elke factuur opnieuw typt. Bepaal daarna je nummering en blijf daarbij.

Wil je dat het rekenwerk en de vermeldingen automatisch kloppen, dan kun je met onze gratis tool om facturen te maken aan de slag. Die ondersteunt ook btw verlegd, KOR, vrijgesteld en export, dus je hoeft de juiste tekst niet zelf te onthouden. Daarna lees je de factuur nog één keer na, want jij blijft verantwoordelijk voor wat erop staat.

Veelgestelde vragen

Mag ik een factuur in Word of Excel maken?

Ja, een factuur hoeft niet uit speciale software te komen. Het gaat erom dat alle verplichte gegevens kloppen en dat je factuurnummers uniek en opeenvolgend blijven. In Word of Excel moet je dat zelf bewaken, wat bij meer facturen snel foutgevoelig wordt.

Hoe lang moet ik facturen bewaren?

Voor de meeste ondernemers geldt een fiscale bewaartermijn van zeven jaar. Voor bepaalde zaken, zoals onroerend goed, kan die langer zijn. Bewaar je facturen digitaal op een plek waar je ze ook later nog terugvindt, en liefst met een back-up.

Moet ik een factuur sturen aan een particulier?

Aan zakelijke klanten ben je verplicht te factureren. Bij particulieren hangt het af van de situatie. In de praktijk is het verstandig om altijd een factuur te sturen, want dat is je bewijs van de verkoop en je klant kan erom vragen.

Wat is het verschil tussen een factuur en een offerte?

Een offerte is een voorstel vooraf met een prijs, waarop je klant nog ja of nee kan zeggen. Een factuur komt na de levering en is het officiële verzoek tot betaling, met btw-gegevens. Een offerte telt niet mee in je btw-administratie, een factuur wel.