Rechnung als Selbstständiger erstellen: Pflichtangaben und Beispiel

Sie haben Ihren ersten Auftrag abgeschlossen und jetzt muss eine Rechnung her. Das ist kein schwieriges Dokument, aber eine Rechnung mit fehlenden Angaben kann Ärger machen. Ihr Kunde kann sie zurückschicken, sein Vorsteuerabzug kann gefährdet sein, und bei einer Prüfung müssen Sie sie nachträglich korrigieren.

Unten finden Sie alle Pflichtangaben, die Sie beim Rechnungschreiben als Selbstständiger brauchen, so wie das Finanzamt sie verlangt. Dazu gibt es eine Beispielrechnung mit Rechenweg, eine Checkliste zum Kopieren und ein paar Fallstricke, die ich oft sehe. Eine Datei zum Herunterladen gibt es dazu nicht: Die Checkliste steht direkt auf dieser Seite. Markieren und in Ihr eigenes Dokument einfügen genügt.

Pflichtangaben auf einer Rechnung

Diese Angaben müssen in jedem Fall enthalten sein, wenn Sie Mehrwertsteuer berechnen:

1. Ihr vollständiger Name und Ihre Anschrift. Als Einzelunternehmer verwenden Sie Ihren eigenen Namen, wie er bei der Handelskammer (KvK) eingetragen ist. Ihren Handelsnamen dürfen Sie ergänzen, er ersetzt Ihren Namen aber nicht.
2. Name und Anschrift Ihres Kunden. Bei einem Unternehmen der Firmenname mit Anschrift, bei einer Privatperson Vor- und Nachname mit Anschrift.
3. Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Sie beginnt mit NL, gefolgt von Ziffern und einem B. Sie ist nicht dasselbe wie Ihre frühere Umsatzsteuernummer, die oft Ihre BSN enthielt. Sie finden sie in Ihren Daten bei der Steuerbehörde (Belastingdienst).
4. Ihre KvK-Nummer. Acht Ziffern.
5. Das Rechnungsdatum. Der Tag, an dem Sie die Rechnung ausstellen.
6. Eine eindeutige Rechnungsnummer. Fortlaufend, ohne Lücken und ohne Dopplungen.
7. Eine Beschreibung der erbrachten Leistung. Art und Umfang: Was haben Sie getan oder verkauft, und in welcher Menge (Stunden, Stück, Tage)?
8. Das Datum der Lieferung oder der Leistung. Nur nötig, wenn es vom Rechnungsdatum abweicht. Lief der Auftrag über einen Zeitraum, geben Sie den Zeitraum an.
9. Den Betrag ohne MwSt., den MwSt.-Satz, den MwSt.-Betrag und den Gesamtbetrag. Haben Sie Positionen mit unterschiedlichen Sätzen, weisen Sie diese getrennt nach Satz aus.

Zahlungsfrist und Kontonummer sind steuerlich nicht vorgeschrieben. Geben Sie sie trotzdem an. Eine Rechnung ohne IBAN führt nur zu einer Rückfrage Ihres Kunden, und eine Rechnung ohne Frist führt zu Diskussionen darüber, wann bezahlt werden muss.

MwSt.-Satz: 21 %, 9 % oder 0 %

Der Regelsatz beträgt 21 %. Für manche Produkte und Dienstleistungen gilt 9 %, und für bestimmte Fälle 0 %, zum Beispiel bei manchen Lieferungen ins Ausland. Welcher Satz zu Ihrer Arbeit passt, hängt von Ihrer Branche ab. Sind Sie unsicher, schauen Sie in die MwSt.-Informationen des Finanzamts für Ihre Art von Tätigkeit oder fragen Sie Ihren Buchhalter. Raten kostet mehr als kurz nachzufragen.

Wenn Sie keine MwSt. berechnen: drei Fälle

Nicht jede Rechnung eines Selbstständigen enthält einen MwSt.-Betrag. In diesen Fällen ändert sich, was auf der Rechnung stehen muss:

• Umkehr der Steuerschuld (Reverse Charge). Die MwSt. wird bei Ihrem Kunden abgerechnet, zum Beispiel bei bestimmten geschäftlichen Leistungen innerhalb der EU. Dann vermerken Sie deutlich, dass die MwSt. verlagert ist, und geben auch die MwSt.-Nummer Ihres Kunden an. Alles Weitere steht in unserem Artikel über das Erstellen einer Rechnung mit verlagerter MwSt..
• Kleinunternehmerregelung (KOR). Sie berechnen keine MwSt. und haben daher auch keinen MwSt.-Betrag auf Ihrer Rechnung. Was Sie dann angeben und was nicht, lesen Sie in Rechnung bei Kleinunternehmerregelung: Was gehört darauf?
• Befreite Leistungen. Für manche Berufe gilt eine MwSt.-Befreiung. Dann geben Sie den Grund der Befreiung an, damit Ihr Kunde und das Finanzamt verstehen, warum keine MwSt. ausgewiesen ist.

Ein häufiger Fehler: die Zeile „MwSt. 0 %“ ausfüllen, ohne den Grund zu nennen. Für einen Prüfer sieht das wie ein Versehen aus, auch wenn es keines ist.

Beispiel einer Rechnung für Selbstständige

Unten eine fiktive Rechnung mit allen Angaben im Überblick. Namen und Nummern sind erfunden.

Beachten Sie das Lieferdatum. Es steht in der Beschreibung, denn die Leistungen wurden vor dem Rechnungsdatum erbracht. Die Rechnungsnummer beginnt mit der Jahreszahl und läuft danach fortlaufend weiter. Das ist eine gängige Methode, um eine lückenlose Nummernfolge einzuhalten. Sie dürfen aber auch ein eigenes System wählen, solange es eindeutig und fortlaufend ist.

Checkliste zum Kopieren

Fügen Sie diese Liste in eine Notiz ein und gehen Sie sie durch, bevor Sie eine Rechnung versenden:

• Mein Name und meine Adresse sind angegeben
• Name und Adresse des Kunden sind angegeben
• Meine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (außer bei Kleinunternehmerregelung) und meine KvK-Nummer sind angegeben
• Rechnungsdatum und eindeutige Rechnungsnummer stimmen
• Die Beschreibung nennt, was, wie viel und wann
• Betrag zzgl. MwSt., Steuersatz, Steuerbetrag und Gesamtbetrag sind getrennt aufgeführt
• Bei Reverse-Charge oder Steuerbefreiung ist der richtige Hinweis angegeben
• Zahlungsfrist und Kontonummer sind angegeben

Fristen und Fallstricke

Die Rechnung muss rechtzeitig raus. Die Regel lautet: Sie stellen die Rechnung spätestens am 15. Tag des Monats nach der Lieferung aus. Liefern Sie am 20. März, muss die Rechnung spätestens am 15. April fertig sein. Warten Sie länger, sind Sie für Ihre Umsatzsteuerbuchhaltung zu spät dran, und es kann bei Ihrer Steuererklärung schwierig werden.

Die Fehler, die ich am häufigsten sehe:

• Lücken in der Nummerierung. Sie löschen einen Entwurf, und die Nummer ist weg. Nutzen Sie ein Programm, das Nummern fest vergibt.
• Falscher Firmenname oder falsche Adresse des Kunden. Bei einer B.V. muss der Name mit dem Handelsregister übereinstimmen.
• USt-IdNr. und KvK-Nummer verwechselt. Sie sehen sich nicht ähnlich, aber unter Zeitdruck passiert es trotzdem.
• Eine vage Beschreibung. „Arbeiten Mai“ ist zu wenig. Nennen Sie, was Sie getan haben und in welchem Umfang.

Steckt in einer versendeten Rechnung ein Fehler? Ändern Sie sie nicht stillschweigend. Erstellen Sie eine Gutschrift, die die alte Rechnung aufhebt, und senden Sie eine neue mit neuer Nummer. So bleibt Ihre Buchhaltung lückenlos.

Was Sie jetzt tun

Prüfen Sie zuerst, ob Ihre eigenen Angaben vollständig sind: Name, Adresse, KvK-Nummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Legen Sie sie in einer festen Vorlage ab, damit Sie sie nicht bei jeder Rechnung neu eingeben. Legen Sie danach Ihre Nummerierung fest und bleiben Sie dabei.

Möchten Sie, dass Berechnung und Pflichtangaben automatisch stimmen, können Sie mit unserem kostenlosen Rechnungs-Tool loslegen. Es unterstützt auch Reverse-Charge, Kleinunternehmerregelung, Steuerbefreiung und Export, sodass Sie den richtigen Text nicht selbst kennen müssen. Lesen Sie die Rechnung danach noch einmal durch, denn Sie bleiben für den Inhalt verantwortlich.

Häufige Fragen

Darf ich eine Rechnung in Word oder Excel erstellen?

Ja, eine Rechnung muss nicht aus spezieller Software stammen. Entscheidend ist, dass alle Pflichtangaben stimmen und Ihre Rechnungsnummern eindeutig und fortlaufend bleiben. In Word oder Excel müssen Sie das selbst überwachen, was bei mehr Rechnungen schnell fehleranfällig wird.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Für die meisten Unternehmer gilt eine steuerliche Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren. Für bestimmte Fälle, etwa Immobilien, kann sie länger sein. Bewahren Sie Ihre Rechnungen digital an einem Ort auf, an dem Sie sie auch später noch finden, am besten mit Backup.

Muss ich einer Privatperson eine Rechnung stellen?

Gegenüber Geschäftskunden sind Sie zur Rechnungsstellung verpflichtet. Bei Privatpersonen hängt es von der Situation ab. In der Praxis ist es sinnvoll, immer eine Rechnung zu senden, denn sie ist Ihr Nachweis für den Verkauf, und Ihr Kunde kann danach fragen.

Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einem Angebot?

Ein Angebot ist ein Vorschlag vorab mit einem Preis, zu dem Ihr Kunde noch Ja oder Nein sagen kann. Eine Rechnung folgt nach der Lieferung und ist die offizielle Zahlungsaufforderung, mit Angaben zur MwSt. Ein Angebot zählt nicht zu Ihrer Umsatzsteuerbuchhaltung, eine Rechnung schon.