Btw verlegd factuur maken: wat staat erop

Btw verlegd betekent dat jij als verkoper geen btw op je factuur berekent, maar de koper die later zelf afstort aan de belastingdienst. Het klinkt eenvoudig, maar veel ondernemers weten niet precies wat erop de factuur moet staan om het correct af te handelen. Een fout hier kan je veel geld kosten: boetes van de belastingdienst, terugvorderingen of zelfs risico op btw-fraude.

In dit artikel lees je wat btw verlegd precies is, wanneer je het gebruikt, en welke vermeldingen niet mogen ontbreken op je factuur. Daarna kun je het direct goed toepassen.

Wanneer gebruik je btw verlegd

Btw verlegd (reverse charge in het Engels) geldt voor bepaalde soorten transacties tussen bedrijven. Je gebruikt het als verkoper in deze situaties:

• Je verkoopt diensten aan een bedrijf in een ander EU-land. Bijvoorbeeld je bent webdesigner en maakt een site voor een Belgisch bedrijf. Dat bedrijf draagt de btw later af in België.
• Je verkoopt bepaalde goederen aan een bedrijf in het buitenland, zoals bouwhout of metaal voor hergebruik.
• Je verkoopt diensten aan een bedrijf buiten de EU. Daar geldt meestal van tevoren 0% btw.
• Je biedt diensten in bepaalde sectoren (telecommunicatie, elektronische diensten, vervoer) aan bedrijven in de EU.

Korte regel: btw verlegd is voor bedrijf-naar-bedrijf (B2B), niet voor particulieren. Een particuliere klant in een ander land kan niet met btw verlegd werken.

De verplichte vermeldingen op je factuur

Een btw verlegd factuur moet alle normale factuurgegevens bevatten, maar wel met een paar extra’s. Dit zijn de verplichte vermeldingen:

• Jouw bedrijfsgegevens (naam, adres, btw-nummer)
• Gegevens van de koper (naam, adres, btw-nummer)
• Een factuurnummer en factuurdatum
• Duidelijke beschrijving van de geleverde diensten of goederen
• Het bedrag zonder btw (netto)
• Een duidelijke vermelding dat btw verlegd van toepassing is
• Het btw-nummer van de koper moet volledig en correct zijn

Let op: je mag niet beide bedrijven hun btw-nummers zomaar noemen. Het btw-nummer van de koper is echt verplicht, en het moet geldig zijn. Als je dat niet weet, controleer het. Een fout btw-nummer kan betekenen dat je claim niet geldig is.

Hoe schrijf je btw verlegd op je factuur

Op het moment zelf voeg je een regel toe aan je factuur die duidelijk maakt wat er aan de hand is. Hier een paar voorbeelden:

Btw verlegd (artikel 44 Richtlijn 2006/112/EG). Belasting verschuldigd door de afnemer.

Of korter:

Reverse charge applicable. VAT will be accounted for by the supplier.

Je mag dit in het Nederlands of Engels schrijven, zolang het duidelijk is. Het gaat erom dat zowel jij als de koper precies weet: er is geen btw op deze factuur berekend, maar de koper betaalt deze later via zijn eigen aangifte.

Veel ondernemers voegen ook toe: “Afnemer dient deze leverantie op te geven in zijn btw-aangifte.” Of nog directer:

Dit is een factuur met btw verlegd (reverse charge). U bent verantwoordelijk voor het aangeven van deze aankoop in uw btw-aangifte.

Het btw-nummer controleren

Dit is niet optioneel: je moet het btw-nummer van je klant controleren voordat je de factuur verstuurt. Een ongeldig btw-nummer kan betekenen dat de hele transactie geen btw verlegd is, en dat jij zelf de btw moet betalen.

Hoe controleer je het? Je kunt het btw-nummer checken op de website van je eigen belastingdienst. In Nederland is dat de VIES-database (Value Added Tax Information Exchange System). Je voert het buitenlandse btw-nummer in, en het systeem vertelt je of het geldig is. Veel accounting-software doet dit automatisch.

Hou vast aan deze regel: geen geldig btw-nummer, geen btw verlegd, en jij betaalt de btw zelf.

Wat mag niet op een btw verlegd factuur

Hier zijn de veel gemaakte fouten:

• Btw berekenen en later schrappen. Dit ziet de belastingdienst meteen en leidt tot vragen.
• Een btw-nummers van particulieren gebruiken (die hebben geen btw-nummers).
• Btw verlegd gebruiken voor particuliere klanten. Dit kan, maar dan klopt je boekhouding niet.
• Geen vermelding op de factuur zetten. De belastingdienst kan dan niet zien dat het om btw verlegd gaat.
• Het btw-nummers van je klant niet controleren en later ontdekken dat het fout is.

Hoe je dit in de praktijk doet

Jij maakt best een standaardtekst voor btw verlegd facturen. Kopieeer die altijd op dezelfde plek, zodat jij en je koper het niet missen. Bij elektronische facturen (wat steeds meer bedrijven moeten) staat dit al ingebouwd in veel programma’s.

Een concrete workflow:

1. Je krijgt een offerte-aanvraag van een bedrijf in de EU of daarbuiten.
2. Je vraagt hun btw-nummer op (of je zoekt het op hun website).
3. Je controleert het in de VIES-database of je eigen belastingdienst-systeem.
4. Je schrijft je offerte met dezelfde btw-nummer, zodat je het ook bij de factuur terug kunt vinden.
5. Na goedkeuring voer je de order in je systeem in als “btw verlegd”.
6. De factuur wordt automatisch gegenereerd zonder btw, met de vermelding btw verlegd.
7. Je stuurt de factuur en bewaart hem goed.

Veel ondernemers gebruiken hiervoor hun boekhoudprogramma, maar ook simpele tools als Excel kunnen volstaan. Zorg wel dat je alles consistent bijhoudt. Je moet later aan de belastingdienst kunnen bewijzen dat je alles goed hebt gedaan.

Registratie en aangiftes

Btw verlegd facturen moeten in je register staan. In Nederland hou je een aankoopregister en verkoopregister bij. Bij btw verlegd ga je naar het verkoopregister, en noteer je:

• Factuurnummer en datum
• Naam en btw-nummer van de koper
• Het netto bedrag (zonder btw)
• De vermelding “btw verlegd” of “reverse charge”

Bij je jaarlijkse btw-aangifte zet je deze transacties apart. Je hebt geen btw geind (want je hebt nul btw berekend), dus je moet dit ook niet aangeven als btw-inkomsten. De belastingdienst ziet dit en dat is correct.

Een gratis manier om dit goed te doen

Netslim biedt gratis facturen maken aan, ook met btw verlegd. Je kunt daar direct het veld “btw verlegd” of “KOR” selecteren, en de software voegt automatisch de juiste tekst toe. Jij voert het btw-nummers van je klant in, en het systeem controleert meteen of het geldig is. Zo vermijd je de meeste fouten direct.

Wat je nu doet: je vraagt je klanten naar hun btw-nummer, controleert het, en maakt je factuur. Zorg dat die vermelding op elke factuur staat. Dat is het grootste deel van het werk al correct done.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen btw verlegd en normale btw?

Bij normale btw berekent de verkoper btw en betaalt deze af aan de belastingdienst. Bij btw verlegd berekent de verkoper nul btw, en draagt de koper (het bedrijf) die later zelf af in hun eigen land. Btw verlegd geldt alleen voor B2B transacties.

Kan ik btw verlegd gebruiken voor klanten buiten de EU?

Ja, voor bedrijven buiten de EU werkt btw verlegd meestal anders. Daar geldt vaak direct 0% btw, omdat het een export is. Je voegt wel de vermelding toe dat het buiten de EU is. Controleer de regels voor het specifieke land.

Wat gebeurt er als het btw-nummer van mijn klant fout is?

Als je het btw-nummer niet controleert en het blijkt fout, kan jij zelf aansprakelijk zijn voor de btw. Je bent dan verplicht om die zelf af te dragen, ook al heb je het van je klant niet ontvangen. Altijd eerst controleren in de VIES-database.

Moet ik btw verlegd gebruikt een speciale factuurtemplate?

Nee, je hoeft geen speciale template. Je voegt gewoon één regel toe op je normale factuur: 'Btw verlegd' of 'Reverse charge applicable'. De rest blijft hetzelfde, alleen geen btw-berekening.