Google Workspace voor bedrijven in Rotterdam

Rotterdam is een stad waar veel verschillende soorten werk samenkomen: logistiek en haven, bouw en techniek, creatieve bureaus, zorg en een grote groep zzp'ers die met vaste partners samenwerken. Wat die bedrijven delen, is dat niet iedereen de hele dag achter hetzelfde bureau zit. Een planner aan de telefoon, een ontwerper bij een klant, een collega die thuis werkt.

Met Google Workspace werk je met meerdere mensen tegelijk in hetzelfde document, plan je vergaderingen in een gedeelde agenda en bel je met beeld via Meet. Bestanden staan op één plek in plaats van in mailbijlagen die steeds een nieuwe versie krijgen.

Ook handig als je regelmatig met externen werkt: je deelt een map of document met een klant of freelancer, bepaalt of die mag meelezen of meeschrijven en trekt die toegang later weer in.

Google Workspace bestaat in verschillende uitvoeringen. Ze verschillen onder andere in opslagruimte, het aantal deelnemers en de opname-opties bij videovergaderingen, en in de beveiligings- en beheermogelijkheden. Je betaalt per gebruiker per maand, dus het loont om niet te hoog in te steken.

Veel kleine teams komen een heel eind met een basispakket. Een groter team met gevoelige klantgegevens heeft vaak baat bij meer beheeropties. Wij kijken samen met je naar wie wat nodig heeft, zodat je geen licenties betaalt die niemand gebruikt.

Actuele prijzen staan bij Google zelf en kunnen wijzigen. We noemen daarom geen bedragen, maar rekenen het voor jouw situatie graag uit.

De meeste vragen gaan over de overgang. Wat gebeurt er met bestaande agenda's, contacten en bestanden? Wie moet wat doen op welk moment? Een verhuizing die slecht gepland is, kost je een dag werk en een hoop irritatie.

We maken eerst een overzicht van wat je nu gebruikt en wat mee moet. Daarna plannen we de overstap op een moment dat het je team weinig hinder geeft, bijvoorbeeld buiten drukke uren. Je collega's weten van tevoren wat er verandert en waar ze terechtkunnen met vragen.

Oude gegevens nemen we mee voor zover dat zinvol is. Alles wat je niet meer nodig hebt, hoeft niet mee.

Een account met alleen een wachtwoord is een risico. Daarom zetten we tweestapsverificatie aan voor je medewerkers en kijken we welke eisen je aan wachtwoorden en apparaten wilt stellen. Dat kost je team een paar seconden per dag en voorkomt veel ellende.

Ook de deelinstellingen in Drive verdienen aandacht. Mag een medewerker een document met een link naar iedereen openzetten? Of alleen binnen je eigen organisatie? Dat leggen we vast, passend bij je bedrijf.

Doordat cybersecurity onze kernactiviteit is, nemen we dit niet als bijzaak mee. We stellen het in vanaf de eerste dag.

Een chaotisch Drive is het eerste wat je in de praktijk tegenkomt. Wij adviseren daarom gedeelde drives per team of project, met duidelijke namen en rechten per rol. Als iemand vertrekt, blijven de bestanden van het team gewoon beschikbaar.

Ook het beheer zelf regel je netjes: wie is beheerder, hoe voeg je een nieuwe collega toe en wat gebeurt er met een account bij uitdiensttreding? Die afspraken zetten we kort op papier, zodat je ze niet elke keer opnieuw hoeft te bedenken.