Google Workspace Nederland: licenties, prijs en DNS

Je wilt mailen vanaf info@jouwbedrijf.nl, maar dan wel met de gemakken van Gmail, een gedeelde agenda en gedeelde mappen. Dat kan met Google Workspace. Alleen: welke licentie neem je, wat kost het per maand en wat moet je met je domein doen om te zorgen dat je mail ook echt aankomt?

Bij Google Workspace in Nederland gaat het zelden mis bij de licentiekeuze. Het gaat mis bij de DNS. Mensen koppelen de mailboxen, sturen een testmail naar zichzelf, zien dat die aankomt en vergeten de rest. Een week later zit een offerte in de spam bij een klant. Dit stuk legt uit wat je kiest, wat het kost en welke records je moet instellen.

Google Workspace in Nederland: wat je krijgt en wat het kost

Je betaalt per gebruiker per maand. Elke medewerker met een eigen mailbox heeft een licentie. Daarvoor krijg je zakelijke Gmail op je eigen domein, Agenda, Drive, Meet, Documenten en Spreadsheets, en een beheerconsole waarin je gebruikers aanmaakt, wachtwoorden reset en twee-staps-verificatie afdwingt.

Bij Netslim bestel je de licenties als volgt (alle prijzen per gebruiker per maand, excl. btw):

• Business Starter: € 7,50
• Business Standard: € 14,50
• Business Plus: € 22,50

Je hebt een eigen domeinnaam nodig. Heb je die nog niet, dan kun je eerst kijken of je domeinnaam nog vrij is en hem meteen registreren. Een .nl kost € 9,95 per jaar.

Business Starter of Standard: welke past bij je bedrijf

Voor veel kleine bedrijven is Business Starter genoeg. Je hebt mail, agenda, videobellen en opslag. Standard is bedoeld voor teams die meer met bestanden en vergaderingen doen: er zit meer opslag per gebruiker in en je kunt vergaderingen opnemen. Plus voegt extra beheer- en beveiligingsopties toe en is meestal pas interessant als je een compliance-eis hebt of een groter team beheert.

Een praktische regel: begin met Starter en stap over naar Standard zodra iemand tegen de opslag aanloopt of opnames nodig heeft. Overstappen naar een hogere licentie kan later gewoon. Je hoeft dus niet bij voorbaat het duurste pakket te nemen voor de zekerheid.

Nog iets dat geld scheelt: niet elk adres heeft een licentie nodig. Een alias zoals info@ of factuur@ die naar een bestaande mailbox wijst, kost niets extra. Een licentie is alleen nodig voor mensen die zelf inloggen.

De DNS die iedereen vergeet

Je domein vertelt de rest van het internet waar de mail naartoe moet en wie namens jou mag versturen. Dat staat in vier soorten records. Heb je ze niet goed, dan komt mail niet aan, of hij komt aan in de spam. Tijdens het instellen vraagt Google er maar één van je (de MX). De rest moet je zelf bedenken.

MX: waar je mail naartoe gaat

Het MX-record zegt welke server je inkomende mail ontvangt. Voor Google Workspace is dat tegenwoordig één record: smtp.google.com met prioriteit 1. Oudere instellingen met vijf ASPMX-records werken ook nog, dus als je die ergens ziet staan is er niets mis. Belangrijk: verwijder de oude MX-records van je vorige mailprovider. Staan er twee sets naast elkaar, dan verdeelt je mail zich over twee plekken en mis je berichten.

SPF: wie namens jou mag mailen

SPF is een TXT-record op je hoofddomein. Voor alleen Google ziet het er zo uit:

v=spf1 include:_spf.google.com ~all

De grootste valkuil: een domein mag maar één SPF-record hebben. Gebruik je ook een nieuwsbriefdienst, een boekhoudpakket of een webformulier dat mail verstuurt, voeg die dan toe aan hetzelfde record. Twee SPF-records naast elkaar maken beide ongeldig. Ook zit er een grens aan het aantal opzoekingen (tien). Met te veel include:-regels faalt SPF stilletjes.

DKIM: een handtekening onder je mail

DKIM ondertekent je uitgaande mail, zodat de ontvanger kan zien dat hij onderweg niet is aangepast. Google zet dit niet vanzelf aan. In de beheerconsole genereer je onder de Gmail-instellingen een sleutel, die je als TXT-record op google._domainkey in je DNS zet. Daarna klik je in de console op starten van de authenticatie. Soms duurt het even voordat de console het record ziet, dus geef het wat tijd voor je het opnieuw probeert.

DMARC: wat er moet gebeuren als iets niet klopt

DMARC is het record dat SPF en DKIM aan elkaar knoopt en bepaalt wat een ontvanger doet met mail die niet klopt. Begin voorzichtig, als TXT-record op _dmarc:

v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@jouwdomein.nl

Met p=none gebeurt er nog niets met je mail, maar krijg je rapporten te zien. Klopt alles een paar weken, dan zet je het beleid op quarantine en later op reject. Dat laatste houdt mensen tegen die je naam misbruiken voor phishing. Een stap-voor-stapuitleg staat in onze blog over DMARC instellen voor Microsoft 365 en Google.

Wil je weten hoe je domein er nu voor staat? De gratis website-check kijkt onder meer naar SPF en DMARC. Je hoeft er niets voor te installeren.

Migreren vanaf Outlook of Hostnet zonder mail te verliezen

Een overstap betekent dat je mail van de oude plek naar Google verhuist en dat je MX-records omgaan. Houd deze volgorde aan en er gaat weinig mis:

1. Zet een paar dagen van tevoren de TTL van je MX-records laag, bijvoorbeeld op 300 seconden. Dan is de omschakeling snel.
2. Maak het Google Workspace-account aan en verifieer je domein met het TXT-record dat Google geeft. Dat verstoort je mail niet.
3. Maak alle gebruikers en aliassen aan voor je iets omzet.
4. Kopieer de bestaande mail met de migratietool in de beheerconsole. Die haalt mail op via IMAP van je oude provider. Je MX-records staan dan nog op de oude plek, dus er gaat niets verloren.
5. Zet de MX-records om naar Google, voeg SPF, DKIM en DMARC toe en verwijder de oude records.
6. Draai de migratie nog één keer, zodat de mail die tijdens de omschakeling binnenkwam ook meekomt.

Kom je van Outlook, dan hangt het af van wat je met “Outlook” bedoelt. Is het alleen het programma op je computer dat mail ophaalt via IMAP, dan werkt bovenstaande aanpak. Is je mailbox een Microsoft 365- of Exchange-box, dan verloopt de migratie via de Exchange-optie in de migratietool. Mail, agenda’s en contacten gaan dan apart over. Plan daar extra tijd voor in en test met één mailbox voor je iedereen verhuist.

Zit je mail bij Hostnet, dan staat je DNS vaak ook bij Hostnet. Dat kun je zo laten, maar je moet dan wel steeds daar inloggen om records aan te passen. Als je je domein verhuist, kun je alles op één plek beheren. Hoe dat zonder onderbreking gaat, lees je in domeinnaam verhuizen zonder downtime. Heb je je domein bij ons, dan pas je records aan in het portaal, zoals uitgelegd in DNS-records beheren in je portaal.

Veelgemaakte fouten na de overstap

• De oude SPF-regel van je vorige provider staat nog in je DNS, naast die van Google.
• De oude MX-records zijn niet weggehaald, waardoor een deel van de mail op de oude plek blijft binnenkomen.
• DKIM is niet aangezet. Mail gaat dan wel weg, maar zonder handtekening.
• DMARC staat meteen op reject terwijl een webformulier of nieuwsbriefdienst nog niet in SPF staat. Dan worden je eigen mails geweigerd.
• Het oude abonnement is opgezegd voor alle mail is gemigreerd.

Controleer na de overstap ook andere systemen die namens jou mailen: je website, je facturatiepakket, je CRM. Elk daarvan moet in je SPF-record staan of eigen DKIM gebruiken.

Wat je nu concreet doet

1. Tel hoeveel mensen echt een eigen mailbox nodig hebben. De rest kan met aliassen.
2. Kies Starter, tenzij je nu al weet dat je opnames of veel opslag nodig hebt.
3. Noteer welke diensten allemaal mail versturen vanaf je domein.
4. Test je huidige DNS met de gratis website-check, dan weet je waar je begint.
5. Plan de omschakeling op een rustig moment, niet op vrijdagmiddag.

Liever dat iemand anders de DNS goed zet? Op de pagina over Google Workspace bij Netslim zie je hoe wij licenties leveren en MX, SPF, DKIM en DMARC meteen goed instellen.

Veelgestelde vragen

Heb ik een eigen domeinnaam nodig voor Google Workspace?

Ja, Google Workspace werkt met je eigen domein, anders heb je geen adres als naam@jouwbedrijf.nl. Het domein moet je kunnen beheren, want je moet er DNS-records aan toevoegen om het te verifiëren en de mail te laten werken.

Hoe lang duurt het voor een MX-wijziging werkt?

Dat hangt af van de TTL van je oude records. Staat die laag, dan merk je de omschakeling vaak binnen een uur. Bij een hoge TTL kan het een dag duren, en in die periode kan mail nog op de oude plek binnenkomen.

Moet ik voor info@ en factuur@ aparte licenties kopen?

Nee. Een alias is een extra adres op een bestaande mailbox en kost geen licentie. Wil je dat meerdere mensen een gedeeld adres kunnen lezen en beantwoorden, dan kun je daar een groep voor gebruiken.

Kan ik mijn oude mails meenemen naar Google Workspace?

Ja. De migratietool in de beheerconsole haalt mail op van je oude provider, meestal via IMAP, of van een Exchange-omgeving. Laat de oude MX-records tot na de eerste kopie staan en draai de migratie na de omschakeling nog een keer.