Google Workspace Nederland: licenties, prijs en DNS

Sie möchten E-Mails von info@jouwbedrijf.nl aus versenden, aber mit dem Komfort von Gmail, einem gemeinsamen Kalender und gemeinsamen Ordnern. Das geht mit Google Workspace. Nur: Welche Lizenz wählen Sie, was kostet sie pro Monat und was müssen Sie mit Ihrer Domain tun, damit Ihre E-Mails auch wirklich ankommen?

Bei Google Workspace in den Niederlanden geht selten bei der Lizenzwahl etwas schief. Es geht bei den DNS-Einstellungen schief. Man verbindet die Postfächer, schickt sich selbst eine Test-E-Mail, sieht, dass sie ankommt, und vergisst den Rest. Eine Woche später landet ein Angebot bei einem Kunden im Spam-Ordner. Dieser Beitrag erklärt, was Sie wählen, was es kostet und welche Einträge Sie einrichten müssen.

in den Niederlanden: Leistungen und Kosten

Sie zahlen pro Nutzer und Monat. Jeder Mitarbeiter mit eigenem Postfach benötigt eine Lizenz. Dafür erhalten Sie geschäftliches Gmail auf Ihrer eigenen Domain, Kalender, Drive, Meet, Docs und Sheets sowie eine Admin-Konsole, in der Sie Nutzer anlegen, Passwörter zurücksetzen und die Zwei-Faktor-Authentifizierung erzwingen.

Bei Netslim bestellen Sie die Lizenzen wie folgt (alle Preise pro Benutzer pro Monat, zzgl. MwSt.):

• Business Starter: € 7,50
• Business Standard: € 14,50
• Business Plus: € 22,50

Sie brauchen einen eigenen Domainnamen. Haben Sie noch keinen, können Sie zuerst prüfen, ob Ihr Domainname noch frei ist, und ihn gleich registrieren. Eine .nl-Domain kostet 9,95 € pro Jahr.

Business Starter oder Standard: Was passt zu Ihrem Unternehmen

Für viele kleine Unternehmen reicht Business Starter. Sie haben E-Mail, Kalender, Videotelefonie und Speicher. Standard ist für Teams gedacht, die mehr mit Dateien und Besprechungen arbeiten: Es bietet mehr Speicher pro Nutzer, und Sie können Besprechungen aufzeichnen. Plus bietet zusätzliche Verwaltungs- und Sicherheitsoptionen und ist meist erst interessant, wenn Sie eine Compliance-Anforderung haben oder ein größeres Team verwalten.

Eine praktische Regel: Beginnen Sie mit Starter und wechseln Sie zu Standard, sobald der Speicherplatz knapp wird oder Sie Aufnahmen brauchen. Der Wechsel zu einer höheren Lizenz ist auch später problemlos möglich. Sie müssen also nicht vorsorglich das teuerste Paket nehmen.

Noch ein Tipp, der Geld spart: Nicht jede Adresse braucht eine Lizenz. Ein Alias wie info@ oder rechnung@, der auf ein bestehendes Postfach verweist, kostet nichts extra. Eine Lizenz brauchen nur Personen, die sich selbst anmelden.

Die DNS, die jeder vergisst

Ihre Domain teilt dem Rest des Internets mit, wohin die E-Mails zugestellt werden sollen und wer in Ihrem Namen senden darf. Das steht in vier Arten von Records. Sind sie nicht korrekt, kommen E-Mails nicht an oder landen im Spam. Bei der Einrichtung fragt Google nur nach einem davon (dem MX). Die übrigen müssen Sie selbst festlegen.

MX: wohin Ihre E-Mails gehen

Der MX-Record legt fest, welcher Server Ihre eingehenden E-Mails empfängt. Für Google Workspace ist das heute ein einziger Record: smtp.google.com mit Priorität 1. Ältere Einstellungen mit fünf ASPMX-Records funktionieren ebenfalls noch. Wenn Sie diese irgendwo sehen, ist also nichts falsch. Wichtig: Entfernen Sie die alten MX-Records Ihres vorherigen E-Mail-Anbieters. Stehen zwei Sets nebeneinander, verteilt sich Ihre E-Mail auf zwei Ziele und Sie verpassen Nachrichten.

SPF: Wer in Ihrem Namen E-Mails senden darf

SPF ist ein TXT-Record auf Ihrer Hauptdomain. Nur für Google sieht er so aus:

v=spf1 include:_spf.google.com ~all

Die größte Falle: Eine Domain darf nur einen SPF-Eintrag haben. Nutzen Sie auch einen Newsletter-Dienst, eine Buchhaltungssoftware oder ein Webformular, das E-Mails versendet, fügen Sie diese demselben Eintrag hinzu. Zwei SPF-Einträge nebeneinander machen beide ungültig. Außerdem gibt es eine Grenze für die Anzahl der Abfragen (zehn). Bei zu vielen include:-Regeln schlägt SPF stillschweigend fehl.

DKIM: eine Signatur unter Ihrer E-Mail

DKIM signiert Ihre ausgehenden E-Mails, damit der Empfänger sehen kann, dass sie unterwegs nicht verändert wurden. Google aktiviert dies nicht automatisch. In der Admin-Konsole erzeugen Sie unter den Gmail-Einstellungen einen Schlüssel, den Sie als TXT-Record bei google._domainkey in Ihre DNS-Einstellungen eintragen. Danach klicken Sie in der Konsole auf den Start der Authentifizierung. Manchmal dauert es etwas, bis die Konsole den Eintrag erkennt. Geben Sie ihm daher etwas Zeit, bevor Sie es erneut versuchen.

DMARC: was passieren soll, wenn etwas nicht stimmt

DMARC ist der Record, der SPF und DKIM verbindet und festlegt, was ein Empfänger mit fehlerhaften E-Mails tut. Beginnen Sie vorsichtig, als TXT-Record auf _dmarc:

v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@jouwdomein.nl

Mit p=none passiert mit Ihrer E-Mail noch nichts, aber Sie erhalten Berichte. Wenn alles einige Wochen lang stimmt, setzen Sie die Richtlinie auf quarantine und später reject. Letzteres hält Personen davon ab, Ihren Namen für Phishing zu missbrauchen. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in unserem Blog unter DMARC einrichten für Microsoft 365 und Google.

Möchten Sie wissen, wie es aktuell um Ihre Domain steht? Der kostenlose Website-Check prüft unter anderem SPF und DMARC. Sie müssen dafür nichts installieren.

Von Outlook oder Hostnet umziehen, ohne E-Mails zu verlieren

Ein Wechsel bedeutet, dass Ihre E-Mails vom alten Anbieter zu Google umziehen und Ihre MX-Records umgestellt werden. Halten Sie diese Reihenfolge ein, dann geht wenig schief:

1. Setzen Sie einige Tage vorher die TTL Ihrer MX-Records niedrig, zum Beispiel auf 300 Sekunden. Dann geht die Umstellung schnell.
2. Legen Sie das Google-Workspace-Konto an und verifizieren Sie Ihre Domain mit dem TXT-Record, den Google Ihnen nennt. Das stört Ihre E-Mail nicht.
3. Legen Sie alle Benutzer und Aliasse an, bevor Sie etwas umstellen.
4. Kopieren Sie die vorhandenen E-Mails mit dem Migrationstool in der Admin-Konsole. Es ruft die E-Mails per IMAP bei Ihrem bisherigen Anbieter ab. Ihre MX-Einträge verweisen dann noch auf den alten Ort, es geht also nichts verloren.
5. Stellen Sie die MX-Records auf Google um, fügen Sie SPF, DKIM und DMARC hinzu und entfernen Sie die alten Records.
6. Führen Sie die Migration noch ein weiteres Mal aus, damit auch die E-Mails, die während der Umstellung eingegangen sind, übernommen werden.

Wenn Sie von Outlook kommen, hängt es davon ab, was Sie mit „Outlook“ meinen. Ist es nur das Programm auf Ihrem Computer, das E-Mails per IMAP abruft, funktioniert das oben beschriebene Vorgehen. Ist Ihr Postfach ein Microsoft-365- oder Exchange-Postfach, läuft die Migration über die Exchange-Option im Migrationstool. E-Mails, Kalender und Kontakte werden dann getrennt übertragen. Planen Sie dafür zusätzliche Zeit ein und testen Sie mit einem Postfach, bevor Sie alle umziehen.

Liegt Ihre E-Mail bei Hostnet, liegt Ihr DNS oft auch bei Hostnet. Das können Sie so lassen, doch dann müssen Sie sich immer dort anmelden, um Records zu ändern. Wenn Sie Ihre Domain umziehen, können Sie alles an einem Ort verwalten. Wie das ohne Unterbrechung klappt, lesen Sie in Domainname umziehen ohne Downtime. Liegt Ihre Domain bei uns, ändern Sie die Records im Portal, wie in DNS-Records im Portal verwalten beschrieben.

Häufige Fehler nach dem Umzug

• Die alte SPF-Regel Ihres vorherigen Anbieters steht noch in Ihrem DNS, neben der von Google.
• Die alten MX-Records wurden nicht entfernt, deshalb geht ein Teil der E-Mails weiterhin am alten Ort ein.
• DKIM ist nicht aktiviert. E-Mails werden dann zwar versendet, aber ohne Signatur.
• DMARC ist sofort aktiv reject obwohl ein Webformular oder ein Newsletter-Dienst noch nicht im SPF steht. Dann werden Ihre eigenen E-Mails abgewiesen.
• Das alte Abonnement wurde gekündigt, bevor alle E-Mails migriert waren.

Prüfen Sie nach dem Wechsel auch andere Systeme, die in Ihrem Namen E-Mails versenden: Ihre Website, Ihre Rechnungssoftware, Ihr CRM. Jedes davon muss in Ihrem SPF-Eintrag stehen oder ein eigenes DKIM verwenden.

Was Sie jetzt konkret tun

1. Zählen Sie, wie viele Personen wirklich ein eigenes Postfach brauchen. Der Rest kommt mit Aliassen aus.
2. Wählen Sie Starter, es sei denn, Sie wissen schon jetzt, dass Sie Aufnahmen oder viel Speicherplatz brauchen.
3. Notieren Sie, welche Dienste E-Mails von Ihrer Domain versenden.
4. Testen Sie Ihre aktuelle DNS-Konfiguration mit dem kostenlosen Website-Check, dann wissen Sie, wo Sie anfangen.
5. Planen Sie die Umstellung für einen ruhigen Moment, nicht für den Freitagnachmittag.

Möchten Sie, dass jemand anderes die DNS-Einstellungen richtig vornimmt? Auf der Seite über Google Workspace bei Netslim sehen Sie, wie wir Lizenzen liefern und MX, SPF, DKIM und DMARC sofort korrekt einrichten.

Häufige Fragen

Brauche ich einen eigenen Domainnamen für Google Workspace?

Ja, Google Workspace funktioniert mit Ihrer eigenen Domain, sonst haben Sie keine Adresse wie naam@jouwbedrijf.nl. Sie müssen die Domain verwalten können, denn Sie müssen DNS-Records hinzufügen, um sie zu verifizieren und den E-Mail-Versand zum Laufen zu bringen.

Wie lange dauert es, bis eine MX-Änderung wirkt?

Das hängt von der TTL Ihrer alten DNS-Einträge ab. Ist sie niedrig, merken Sie die Umstellung oft schon innerhalb einer Stunde. Bei einer hohen TTL kann es einen Tag dauern. In dieser Zeit kann E-Mail noch am alten Ort eingehen.

Muss ich für info@ und factuur@ getrennte Lizenzen kaufen?

Nein. Ein Alias ist eine zusätzliche Adresse für ein bestehendes Postfach und kostet keine Lizenz. Wenn mehrere Personen eine gemeinsame Adresse lesen und beantworten sollen, können Sie dafür eine Gruppe verwenden.

Kann ich meine alten E-Mails zu Google Workspace mitnehmen?

Ja. Das Migrationstool in der Verwaltungskonsole holt E-Mails von Ihrem alten Anbieter ab, meist per IMAP, oder aus einer Exchange-Umgebung. Lassen Sie die alten MX-Records bis nach der ersten Kopie bestehen und führen Sie die Migration nach der Umstellung noch einmal aus.