Privacyverklaring

1Wie zijn wij

Netslim levert hosting, domeinnamen, servers, cybersecurity en gerelateerde diensten. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die in deze verklaring staan.

• Netslim, Terveurdtweg 119, 6431VT Hoensbroek
• KvK-nummer: 73638463
• E-mail: info@netslim.nl
• Telefoon: 0853695993

Heb je een vraag over je privacy? Mail ons, of stuur een bericht vanuit je account.

2Welke gegevens we verwerken en waarom

We verwerken alleen wat nodig is. Per doel:

Je account en bestellingen

Naam, bedrijfsnaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, btw- en KvK-nummer, wachtwoord (versleuteld opgeslagen), je bestellingen, diensten, domeinen en facturen. Waarom: om de overeenkomst met je uit te voeren en je te kunnen factureren. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en de wettelijke administratieplicht.

Domeinnamen

De gegevens van de houder van het domein. Waarom: registries verplichten ons deze gegevens door te geven. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en de regels van de registry.

Betalingen

Betaalstatus, betaalmethode en bij automatische incasso een machtiging. Je volledige rekening- of kaartgegevens ontvangen wij niet; die verwerkt Mollie. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Contact, berichten en support

Berichten via het contactformulier, je account, e-mail, de chat of WhatsApp, inclusief bijlagen die je meestuurt. Ondersteunen we je met hulp op afstand (TeamViewer QuickSupport), dan kijken we alleen mee nadat jij ons het ID en wachtwoord geeft. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang om je vraag te beantwoorden.

Laatst actief in je account

Als je ingelogd bent, onthouden we wanneer je voor het laatst actief was en welk onderdeel van je account je toen bekeek (bijvoorbeeld Facturen). We bewaren alleen dat laatste moment, geen geschiedenis en geen IP-adres. Waarom: zodat we zien dat je er bent en je sneller kunnen helpen. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij goede klantenservice.

Beveiliging van je account

IP-adres, browsergegevens en tijdstippen van inloggen, en bij tweestapsverificatie een versleutelde sleutel of tijdelijke codes. Waarom: om misbruik te voorkomen en je te laten zien op welke apparaten je bent ingelogd. Grondslag: gerechtvaardigd belang (beveiliging).

Website-check

Het adres van de website die je laat controleren en, als je het volledige rapport wilt, je e-mailadres. We controleren alleen openbaar zichtbare informatie van die website. Grondslag: jouw verzoek en ons gerechtvaardigd belang.

Factuurtool

Je bedrijfsgegevens en de gegevens van jouw klanten die je in de factuurtool zet. Voor de gegevens van jouw klanten ben jij verantwoordelijk en zijn wij verwerker (zie de verwerkersovereenkomst). Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Nieuwsbrief en tips

Je e-mailadres, alleen als je je zelf aanmeldt en dat bevestigt via de link in je mail. Afmelden kan altijd via de link onderaan elke mail. Grondslag: toestemming.

Winkelwagen

Ben je ingelogd en rond je een bestelling niet af, dan bewaren we de inhoud van je winkelwagen tijdelijk, zodat je later verder kunt. Een herinnering sturen we alleen als je daar toestemming voor hebt gegeven. Grondslag: gerechtvaardigd belang en, voor de herinnering, toestemming.

Cookies

Noodzakelijke cookies gebruiken we altijd. Statistiek- en marketingcookies alleen met jouw toestemming. Meer daarover in de cookieverklaring.

3 koppeling

Gebruik je onze plugin Netslim Exact Online koppeling, dan loopt de verbinding tussen jouw webshop en jouw Exact Online-administratie via de server van Netslim. Zo staan er geen Exact-sleutels op je eigen website. Dit is wat er gebeurt:

• Wat we bewaren: je licentie (code, pakket, geldigheid), de domeinnaam en het type (live of staging) van de websites waarop je de licentie activeert, de versie van de plugin, wanneer die site voor het laatst contact had, de gekozen Exact-administratie en de naam van de Exact-gebruiker die de koppeling heeft gemaakt. De toegang tot Exact (tokens) en het geheim van je website bewaren we versleuteld.
• Wat we doorgeven maar niet bewaren: bestellingen, klantgegevens (zoals naam, adres en e-mailadres van jouw klanten), artikelen, prijzen en voorraad gaan van je webshop via onze server rechtstreeks naar Exact Online, of andersom. Onderweg slaan we die gegevens niet op. Alleen de gewone serverlogs (tijdstip, IP-adres van je website en welk adres werd aangeroepen) blijven, net als bij de rest van onze website, maximaal 90 dagen bewaard.
• Wat de koppeling mag: alleen de functies die bij een webshop horen, zoals verkooporders en relaties aanmaken en artikelen, prijzen en voorraad lezen. Verwijderen in Exact kan niet. Een staging-site stuurt nooit gegevens naar Exact.
• Rollen: voor de gegevens van jouw klanten ben jij verantwoordelijk en is Netslim verwerker (zie de verwerkersovereenkomst). Exact Online is jouw eigen leverancier; daarvoor gelden jouw afspraken met Exact.
• Stoppen: koppel je een website los (in je account of in de plugin) of verbreek je de verbinding met Exact in de plugin, dan verwijderen we de Exact-toegang van die site direct. Je kunt de toegang ook altijd intrekken in Exact Online zelf. Licentiegegevens horen bij je administratie en bewaren we 7 jaar.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (de koppeling werkt alleen zo), en voor de gegevens van jouw klanten de verwerkersovereenkomst.

4Netslim Edge en Edge SEO

Onze website, en de websites van klanten die Edge SEO bij ons afnemen, lopen via Netslim Edge: eigen servers in Duitsland die vóór de webserver staan, zoals een CDN. Die servers leveren de pagina's af, bewaren statische bestanden zoals afbeeldingen even in hun geheugen en passen afgesproken SEO-verbeteringen toe.

• Wat we vastleggen: bezoeken van zoekmachines en AI-crawlers (zoals Googlebot, Bingbot en GPTBot), en foutmeldingen (zoals een pagina die niet bestaat) van gewone bezoekers. Per regel: tijdstip, adres van de pagina, statuscode, de naam van de crawler of de browserversie, en een ingekort IP-adres (het laatste deel staat op 0). Daarnaast tellen we per uur hoeveel verzoeken er waren, zonder IP-adressen.
• Wat we níet vastleggen: geen volledige IP-adressen, geen waarden uit de adresbalk (van ?email=… bewaren we alleen de naam email), geen formulierinhoud en geen gegevens van ingelogde bezoekers. Er draaien geen toegangslogs met volledige IP-adressen.
• Beveiliging (Edge Shield): om aanvallen en misbruik tegen te houden houdt de edge per IP-adres kort bij hoeveel verzoeken er binnenkomen. Dat staat alleen in het werkgeheugen en is na hooguit twee minuten weg. Tijdens een aanval kan een bezoeker een korte browsercheck krijgen; daarbij plaatsen we de functionele cookies __nsl_ok en __nsl_pow (24 uur, alleen om te onthouden dat de check gelukt is). Daarvoor is geen toestemming nodig.
• SEO-overzicht per pagina: van openbare pagina's leggen we titel, beschrijving, kopjes en het aantal woorden vast. Dat zijn geen persoonsgegevens; pagina's van ingelogde bezoekers slaan we over.
• AI-assistent (optioneel): zet een klant de SEO-assistent aan, dan sturen we de openbare tekst en het adres van een pagina naar de AI-dienst die de klant zelf kiest (Anthropic, OpenAI of Google), met de eigen API-sleutel van de klant. Er gaan geen persoonsgegevens van bezoekers mee. De klant is verantwoordelijk voor die keuze; de sleutel bewaren wij versleuteld.
• Google Search Console (optioneel): koppelt een klant zijn Search Console via Koppel met Google, dan krijgen wij alleen leesrechten (scope webmasters.readonly). We lezen de lijst met websites in dat account en per website de klikken, vertoningen, klikratio en posities per pagina en zoekterm. Dat gebruiken we alleen om de klant zijn resultaten en rapporten in zijn eigen account te tonen. We verkopen het niet, gebruiken het niet voor advertenties en delen het met niemand. De toegang bewaren we versleuteld; met Ontkoppelen trekken we hem meteen in bij Google. De klant kan de toegang ook zelf intrekken op myaccount.google.com/permissions. Netslim's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
• Waarom: om te zien hoe zoekmachines een website bezoeken, fouten op te sporen en de website veilig, snel en bereikbaar te houden.
• Hoe lang: losse bezoeken 60 dagen, SEO-overzicht per pagina 60 dagen na het laatste bezoek, AI-voorstellen 1 jaar, uurtotalen (zonder IP-adressen) 2 jaar.
• Rollen: voor onze eigen website zijn wij verantwoordelijk. Voor de websites van klanten met Edge SEO is de klant verantwoordelijk en is Netslim verwerker (zie de verwerkersovereenkomst).

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige, snelle en vindbare website; voor klanten de uitvoering van de overeenkomst.

Netslim Speed (onze plugin om websites sneller te maken) draait volledig op de server van de klant. Wij ontvangen daarvan alleen wat nodig is voor de licentie en updates: de licentiecode, de domeinnaam, de versie van de plugin en wanneer de site voor het laatst contact had.

5Met wie we gegevens delen

We verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen met partijen die we nodig hebben om onze diensten te leveren, en waarmee we afspraken hebben gemaakt over de beveiliging en het gebruik ervan:

Daarnaast kunnen we gegevens verstrekken als de wet dat verplicht, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst of na een rechterlijk bevel.

6Doorgifte buiten de EU

De meeste gegevens blijven binnen de Europese Economische Ruimte. Waar een partij buiten de EER is gevestigd (zoals Anthropic voor de chatassistent), gebeurt dat op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (zoals het EU-VS Data Privacy Framework) of met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

7Hoe lang we gegevens bewaren

• Facturen en administratie: 7 jaar, omdat de wet dat verplicht.
• Je account: zolang je klant bent. Daarna verwijderen of anonimiseren we je account, met uitzondering van wat we voor de administratie moeten bewaren.
• Hostinggegevens (websites, databases, e-mail): tot het einde van de dienst. Daarna verwijderen we ze.
• Berichten en supportgesprekken: zolang je klant bent, of maximaal 2 jaar na het laatste contact.
• Logbestanden en inlogsessies: maximaal 90 dagen.
• Exact Online koppeling: de versleutelde toegang tot Exact tot je de site loskoppelt of de verbinding verbreekt; bestel- en klantgegevens slaan we niet op.
• Netslim Edge: bezoeken van crawlers en foutmeldingen (met ingekort IP-adres) 60 dagen, uurtotalen zonder IP-adressen 2 jaar.
• Niet-afgeronde winkelwagens: maximaal 30 dagen.
• Nieuwsbrief: tot je je afmeldt.
• Cookietoestemming: het bewijs van je keuze bewaren we maximaal 1 jaar.

8Beveiliging

Beveiliging is ons vak. We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, zoals versleutelde verbindingen (HTTPS), versleuteld opgeslagen wachtwoorden en 2FA-sleutels, tweestapsverificatie voor accounts, regelmatige updates en back-ups, toegang alleen voor wie het nodig heeft, en monitoring op misbruik. Merk je toch iets verdachts, laat het ons dan direct weten via info@netslim.nl.

9Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen, om bezwaar te maken tegen een verwerking of die te laten beperken, en om je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen (dataportabiliteit). Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken.

Veel gegevens kun je zelf aanpassen in je account. Voor de rest stuur je een verzoek naar info@netslim.nl. We reageren binnen een maand. Om misbruik te voorkomen, kunnen we je vragen je te identificeren.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan horen we dat graag. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

10Geautomatiseerde besluiten

We nemen geen besluiten over je die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en die rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen voor je hebben. Wel stuurt ons systeem automatisch facturen, herinneringen en meldingen, en kan het een dienst opschorten bij een langdurig onbetaalde factuur, zoals in de algemene voorwaarden staat. Neem contact met ons op als je het daar niet mee eens bent; dan kijkt een mens ernaar.

11Wijzigingen

We passen deze privacyverklaring aan als onze diensten of de wet veranderen. De datum bovenaan laat zien wanneer de laatste versie is gepubliceerd. Bij grote wijzigingen laten we het je weten via je account of per e-mail.